Oleh Ladan, założyciel SkladUSA, był gościem kanału YouTube Young Business. W rozmowie ze Slavikiem Nedbailo opowiedział o międzynarodowej logistyce dla małych firm, wysyłce towarów do Stanów Zjednoczonych i Europy, fulfillmentcie, Amazonie, Etsy, przesyłkach wielkogabarytowych, cłach i taryfach.

To literacko opracowana wersja tekstowa wywiadu, zachowująca główne myśli, strukturę rozmowy oraz praktyczne wyjaśnienia, które mogą być przydatne przedsiębiorcom sprzedającym za granicę lub dopiero planującym wejście na rynki międzynarodowe.

W rozmowie pojawiły się również wątki osobiste: przeprowadzka Oleha do Stanów Zjednoczonych, pierwsze doświadczenia w logistyce, droga do własnego biznesu oraz podejście do ryzyka, pracy i rozwoju.

Kim jest Oleh Ladan i czym zajmuje się SkladUSA?

Slavik Nedbailo: Oleh, gdybyś miał krótko wyjaśnić, czym zajmuje się SkladUSA, co byś powiedział? Jak tłumaczysz to na przykład swoim dzieciom albo mamie?

Oleh Ladan: Szczerze mówiąc, moje dzieci nie do końca rozumieją, czym się zajmuję. Jeśli tłumaczyć najprościej, SkladUSA to firma magazynowo-logistyczna. Dokładniej mówiąc, jesteśmy firmą 3PL.

3PL oznacza Third Party Logistics, czyli logistykę strony trzeciej. Innymi słowy, nie jesteśmy FedExem, DHL-em ani bezpośrednim przewoźnikiem, który sam fizycznie dostarcza każdą paczkę z punktu A do punktu B. Działamy jako partner logistyczny pomiędzy biznesem a dużymi międzynarodowymi przewoźnikami.

Mamy dostęp do określonych warunków, stawek, rabatów, wolumenów wysyłek i osobistych opiekunów klienta. Wykorzystujemy te możliwości, aby nasi klienci mogli wysyłać towary wygodniej, korzystniej cenowo i z lepszym wsparciem.

Kiedy mała firma zwraca się bezpośrednio do dużego przewoźnika, jest dla niego po prostu jednym z wielu klientów. Nawet jeśli wysyła 500 paczek miesięcznie, nadal nie ma takiego wolumenu, jaki ma firma taka jak nasza. To daje nam inne możliwości negocjacji i rozwiązywania problemów.

Oferujemy też usługi, których bezpośredni przewoźnik zazwyczaj nie zapewnia. Na przykład konsolidację, fulfillment, obsługę magazynową, przygotowanie przesyłek, pracę z większymi partiami towaru, grawerowanie i inne dodatkowe usługi.

Jak zaczynało SkladUSA

Slavik: Zaczynaliście jako magazyn w Stanach Zjednoczonych?

Oleh: Tak. W 2018 roku otworzyliśmy nasz pierwszy magazyn w Stanach Zjednoczonych, w Minnesocie. Chodziło o to, aby dać sprzedawcom możliwość przechowywania towarów bliżej kupujących.

W tamtym czasie wiele osób sprzedawało na eBayu. Jeśli produkt jest już w magazynie w USA, nie trzeba wysyłać go za każdym razem z Europy. Przychodzi zamówienie, magazyn pakuje towar i wysyła go do amerykańskiego kupującego. To właśnie jest fulfillment.

Z Etsy sytuacja była trochę inna, ponieważ Etsy jest mocniej związane z personalizacją. Produkty często są wykonywane albo dostosowywane pod konkretne zamówienie. Z czasem zaczęliśmy pracować również z tym segmentem.

W pewnym momencie uruchomiliśmy też usługę grawerowania w Stanach Zjednoczonych. Wielu naszych klientów robi personalizację w dużych wolumenach, dlatego potrzebowali rozwiązania, które pozwoli im pracować stabilnie i szybciej obsługiwać zamówienia.

Nova Poshta, Ukrposhta, DHL, FedEx: konkurenci czy partnerzy?

Slavik: Jak działacie na rynku, na którym są takie firmy jak Nova Poshta, Ukrposhta, DHL i FedEx? Konkurujecie z nimi czy one uzupełniają waszą pracę?

Oleh: Jedno i drugie. Mogą być jednocześnie konkurentami, partnerami i częścią łańcucha logistycznego.

Na przykład Nova Poshta może być korzystna cenowo przy określonych przesyłkach do 2 kilogramów. Ale jeśli mówimy o większych wolumenach, konsolidacja prawie zawsze wygrywa.

Pod względem czasu dostawy wysyłka skonsolidowana często jest porównywalna, a czasem może być nawet szybsza. Jednocześnie bezpośredni przewoźnicy zwykle oferują tylko bezpośrednią wysyłkę. Nie konsolidują przesyłek klienta tak, jak robimy to my.

Jest jeszcze jedna kwestia. Duzi przewoźnicy nie zawsze są elastyczni. Mogą nie dostarczyć przesyłki na czas, dostarczyć ją pod zły adres, nie wnieść paczki do mieszkania albo przekazać ją partnerowi. A potem klient musi sam to wyjaśniać.

A jako mały klient nie zawsze jesteś dla partnera wystarczająco ważny.

Naszą przewagą jest to, że pracujemy bardziej po ludzku. Wiemy, co dokładnie jest wysyłane, komu jest to potrzebne i jak wpływa to na biznes klienta. Jeśli pojawia się problem, nie mówimy: „To już nie nasza odpowiedzialność”. Szukamy rozwiązania.

Czym jest konsolidacja i dlaczego się opłaca?

Slavik: Wyjaśnij prosto, czym jest konsolidacja.

Oleh: Wyobraźmy sobie, że masz kilka zamówień. Twój znajomy też ma zamówienia. I jeszcze dziesięciu przedsiębiorców, którzy z nami pracują, ma swoje paczki.

Każdy z nich wysyła towary do naszego magazynu. Ktoś wysyła jedno pudełko, ktoś inny dziesięć zamówień w jednym pudełku. My wszystko przyjmujemy, sortujemy, pakujemy razem w większą przesyłkę i wysyłamy jako ładunek skonsolidowany.

Na tym polega ekonomia skali. Jeśli każdą paczkę wysyłać osobno ekspresowo, będzie drożej. Kiedy wiele paczek jedzie razem, koszt dla każdego klienta staje się niższy.

Na przykład ekspresowa dostawa małej paczki może kosztować około 28 dolarów. Jeśli ta sama paczka zostanie wysłana w konsolidacji, która zwykle dociera w około 10 dni kalendarzowych, koszt może być prawie dwukrotnie niższy.

Tak, czas dostawy może być o kilka dni dłuższy. Ale dla wielu biznesów to rozsądny kompromis.

Przesyłki wielkogabarytowe i dostawy do Amazon

Slavik: SkladUSA ma mocny kierunek przesyłek wielkogabarytowych. Jak to działa?

Oleh: Mamy bezpośredni freight od FedEx. Oni wiedzą, że regularnie dostarczamy duże ładunki, palety, duże kartony i przesyłki o niestandardowych wymiarach.

Towary, których zwykły FedEx Express nie zawsze może obsłużyć albo których nie da się obsłużyć opłacalnie, można wysyłać przez rozwiązania freight. Jest FedEx Freight Express i Freight Economy.

Transportujemy te przesyłki razem z konsolidacjami i paczkami ekspresowymi do Katowic, a stamtąd ładunek leci samolotem. Najczęściej trafia do Stanów Zjednoczonych, ponieważ około 85% sprzedaży naszych klientów przypada właśnie na rynek amerykański.

Ładunek może trafić albo do naszego magazynu, albo bezpośrednio do magazynów Amazon.

Na przykład klient ma 20 kartonów plecaków. Jeśli wysyłać każdy karton osobno, może to być drogie. Załóżmy, że 70 dolarów za karton. Jeśli te kartony zostaną ustawione na palecie, wysyłka może być znacznie tańsza.

Tak, może potrwać 3–4 dni dłużej. Ale przy zamówieniach hurtowych to normalne. Kupujący rozumieją, że towar jedzie z zagranicy.

Dlaczego cena dużego ładunku może zmieniać się codziennie

Slavik: Czyli przy paletach cena nie zawsze jest stała?

Oleh: Dokładnie. W dostawach freight jest dużo niuansów. Ceny mogą się zmieniać w zależności od tego, jak zapełniony jest samolot.

Na przykład jeśli samolot FedEx w poniedziałek jest pełny, a we wtorek ma więcej wolnego miejsca, koszt może być niższy.

Klient pisze: „Mam dziś dwie palety i muszę je dostarczyć”. Sprawdzamy cenę i możemy powiedzieć: „Spróbujmy jutro. Wygląda na to, że jutro może być lepsza cena”. Klient czeka jeden dzień i może zaoszczędzić 400 dolarów.

Czasem rabaty mogą sięgać 30% albo nawet więcej, szczególnie poza sezonem.

To podobne do biletów lotniczych. Cena zależy od dostępnej przestrzeni, dnia i popytu. Dlatego przesyłek wielkogabarytowych nie da się w pełni zautomatyzować przez API. Trzeba wejść do portali przewoźników, sprawdzić wymiary, daty, opcje i policzyć wszystko ręcznie.

Ale dla klienta często jest to bardziej opłacalne.

Jak Oleh Ladan trafił do logistyki

Slavik: SkladUSA powstało w 2018 roku. Ale wcześniej przeszedłeś długą drogę. Jak trafiłeś do logistyki?

Oleh: Przeprowadziłem się do Stanów Zjednoczonych w 1990 roku. Skończyłem szkołę i zacząłem uczyć się na lekarza. Wtedy popularne były seriale medyczne i o pogotowiu ratunkowym, bardzo mnie to interesowało.

Ale w wieku 19 lat zrozumiałem, że już nie chcę tego robić. W Stanach droga do zawodu lekarza jest bardzo długa: college, szkoła medyczna, potem lata specjalizacji. Może minąć 15–20 lat nauki, zanim naprawdę zostaniesz kimś w tym zawodzie.

Postanowiłem spróbować czegoś innego.

Przeprowadziłem się z Rochester do Minneapolis i rozpocząłem studia z zakresu stosunków międzynarodowych na University of Minnesota. Po studiach zacząłem pracować w firmie e-commerce. Później znajomy zaprosił mnie do pracy jako specjalistę ds. logistyki w Gujanie, w Ameryce Południowej. To był 2009 rok. Byłem ciekawy tego wyzwania.

Pracowałem jako dyrektor logistyki. Zapewnialiśmy wszystko: od jedzenia dla ludzi pracujących w dżungli po sprzęt wiertniczy.

To nie było łatwe doświadczenie. Dżungla brzmi romantycznie, ale w rzeczywistości oznacza wiele problemów: malarię, dengę, wysoką gorączkę, szpitale, kroplówki. Zachorowałem i na malarię, i na dengę.

Ale właśnie tam naprawdę zainteresowałem się logistyką. To praca, w której nie ma jednego prostego rozwiązania. Cały czas szukasz tras i opcji. Musisz rozumieć przewoźników, odprawy celne, dokumenty i szlaki transportowe.

To było dla mnie ciekawe.

Jak narodził się pomysł na SkladUSA

Slavik: Kiedy pojawił się pomysł na własną firmę?

Oleh: Kilka lat przed SkladUSA razem z Mykolą, moim współzałożycielem, zaczęliśmy sprzedawać produkty na Etsy.

Sprzedaż szła całkiem dobrze. Ale zobaczyliśmy problem z czasem dostawy.

Wtedy dostępne opcje były mocno ograniczone. Paczki mogły iść tygodniami, czasem półtora miesiąca. Dla e-commerce to bardzo trudne. Zrozumieliśmy, że nie da się utrzymać takiego modelu.

Firmę zarejestrowaliśmy w 2017 roku, ale realnie zaczęliśmy działać w sierpniu albo wrześniu 2018 roku. Wtedy wynajęliśmy pierwszy magazyn w Minnesocie, zaczęliśmy sprowadzać tam towary i tłumaczyć sprzedawcom, że fulfillment to przyszłość.

Nazwa SkladUSA bardzo bezpośrednio oddawała pomysł: magazyn w Stanach Zjednoczonych dla firm sprzedających na rynek amerykański.

Jak firma rozwijała się po starcie

Slavik: Jakie usługi dodaliście jako pierwsze?

Oleh: Po fulfillmentcie zaczęliśmy przyjmować płatności, bo sami klienci o to prosili. Mówili: „Już pracujemy z wami w fulfillmentcie. Byłoby wygodnie, gdybyśmy mogli z tych samych środków opłacać wasze usługi”.

Potem DHL przyszedł do nas na spotkanie. Zaproponowali wtedy dobre stawki. Ale dla wysyłki ekspresowej to nadal było drogo.

Pomyśleliśmy więc: dlaczego nie spróbować konsolidacji?

W listopadzie 2018 roku wysłaliśmy pierwsze przesyłki skonsolidowane. Wtedy nie mieliśmy jeszcze nawet pełnej funkcjonalności w systemie pod tę usługę. Ale był popyt, więc zaczęliśmy rozwijać ten kierunek.

Później, w czasie COVID, wzrost mocno przyspieszył. Wszyscy przenieśli się do e-commerce, Etsy znacząco urosło, ludzie siedzieli w domach, kupowali online, a sprzedawcy zarabiali. Wtedy przenieśliśmy się do większego magazynu.

Etsy i Shopify: różne drogi sprzedaży międzynarodowej

Slavik: Dla wielu sprzedawców Etsy pozostaje pierwszym krokiem na rynki międzynarodowe. Ale jest też Shopify. Jak widzisz różnicę?

Oleh: Etsy to łatwiejszy punkt startu. Zarówno pod względem inwestycji, jak i dokumentów. Tam już jest publiczność, ruch i ludzie, którzy szukają produktów.

Shopify to inna historia. To własna strona, własna marka, własna publiczność. To aktywo, które budujesz sam. Ale wymaga większych inwestycji: w ruch, reklamę, stronę, system sprzedaży i rozwiązania płatnicze.

W Shopify ważne jest prawidłowe podłączenie systemów płatności. Kupujący chcą płacić szybko: kartą, Apple Pay, Google Pay. Jeśli pojawiają się problemy z płatnościami, wpływa to na konwersję.

Dlatego firma musi myśleć nie tylko o stronie. Etsy jest łatwiejsze na start. Shopify to bardziej gra długoterminowa.

Magazyny w Stanach Zjednoczonych, Polsce i Europie

Slavik: Jak dziś zorganizowana jest praca magazynowa SkladUSA?

Oleh: Mamy magazyn w Minnesocie i operacje w Polsce. Pracujemy też z różnymi kierunkami w Europie.

Mamy harmonogramy wysyłek. Na przykład przesyłki z wtorku i środy grupujemy i wysyłamy w środę. To pozwala planować procesy.

W Minnesocie magazynem zarządza moja siostra. Jest general managerem i jest wystarczająco odpowiedzialna, żeby utrzymać ten proces.

Magazyny w innych krajach nie zawsze są prostym tematem. Na przykład w Wielkiej Brytanii potrzebny jest VAT, a na tym etapie uznaliśmy, że nie jest nam to potrzebne. Trzeba patrzeć nie tylko na chęć obecności w wielu krajach, ale też na ekonomię, podatki, dokumenty i koszty operacyjne.

Jest też różnica w oczekiwaniach. W niektórych krajach klienci są przyzwyczajeni do bardzo szybkich dostaw, w innych podchodzą do tego spokojniej. W Europie dostawa trwająca dwa tygodnie może być normą.

Ludzie, automatyzacja i procesy

Slavik: Jak trudne są dziś kwestie ludzi i operacji?

Oleh: Bardzo trudne. Liczba osób, które mogą pracować, jest ograniczona. Część ludzi wyjeżdża, część zmienia branże, a producentom również nie zawsze łatwo znaleźć pracowników.

Automatyzacja jest dla nas teraz bardzo ważna. Chcemy wdrażać narzędzia, które pozwolą ograniczyć ręczne etapy, zmniejszyć liczbę błędów i szybciej przetwarzać przesyłki.

Zespół SkladUSA

Slavik: Jakich ludzi szukacie do zespołu?

Oleh: Nie patrzymy wyłącznie na formalne doświadczenie. W pracy magazynowej ważna jest odpowiedzialność, dokładność i gotowość do pracy z procesami.

W Minnesocie mamy około 15 osób. Część zespołu stanowią osoby z Europy Wschodniej. Są też pracownicy z Mołdawii.

Widzimy, że ludzie z naszego regionu zwykle bardzo dobrze pracują w takich procesach. Szybko się uczą, są odpowiedzialni i rozumieją, czym jest biznes klienta oraz dlaczego błąd w paczce może kosztować kogoś sprzedaż albo reputację.

Cła, taryfy i zmiany w dostawach

Slavik: Co zmieniło się przez cła, taryfy i sytuację z de minimis?

Oleh: Wolumen wysyłek w 2024 roku spadł o około 35–40%. Dotyczyło to zarówno przesyłek skonsolidowanych, jak i ekspresowych.

Powód jest prosty: jeśli przesyłka skonsolidowana idzie trzy miesiące, biznes nie może normalnie działać.

Później przewoźnicy doszli do porozumień, a procesy się ustabilizowały. Kiedy przeszliśmy na wysyłki przez brokerów, czas dostawy się poprawił i ludzie zaczęli wracać. Zobaczyli, że wysyłka znów działa.

Jednocześnie przesyłki ekspresowe nie wróciły do poziomu sprzed zmian de minimis. Najlepiej radzą sobie teraz konsolidacje, bo koncentrujemy się właśnie na wysyłce i usługach magazynowych.

Nie próbujemy robić wszystkiego naraz. To jest nasz core business.

Ważne jest dla nas szukanie rozwiązań nawet wtedy, gdy wydaje się, że logistyka się zatrzymała.

Jednocześnie znaczące zwiększenie wolumenów nie jest dziś łatwe. Nie tylko z powodu logistyki. Są też kwestie ludzi, energii, kosztów i migracji. Wielu producentów nie może skalować działalności, bo brakuje zasobów do produkcji.

Oficjalne partnerstwo z Etsy

Slavik: Zostaliście oficjalnym partnerem Etsy. Jak do tego doszło?

Oleh: Przedstawiciele Etsy sami się z nami skontaktowali. Widzieli, że wielu sprzedawców używa nas jako partnera wysyłkowego. Widzieli numery śledzenia i to, że przesyłki wychodzą z Minnesoty.

Dla Etsy ważne jest, aby paczki dochodziły szybko i aby sprzedawcy mieli stabilną logistykę. Jeśli sprzedawcy pracują z nami, otrzymują lepsze doświadczenie.

Negocjacje trwały około trzech miesięcy. Oni mieli swoje wymagania, my mieliśmy swoje. Powiedzieliśmy wprost, że nie zgodzimy się na warunki, które nam nie odpowiadają.

Chcieli też, abyśmy zostali oficjalnymi partnerami w Polsce i Czechach. Powiedzieliśmy, że na tym etapie zgadzamy się na jeden kierunek.

Oficjalny status daje nam integrację i bezpośrednią komunikację z managementem Etsy. Jeśli czegoś potrzebujemy, możemy skontaktować się z nimi bezpośrednio.

Ale ważne jest, aby nie zgadzać się na wszystko tylko dlatego, że to duża firma. Trzeba policzyć ekonomię, warunki i integracje. To wszystko nie jest darmowe i nie kosztuje kilkuset dolarów. Takie procesy mogą trwać miesiąc albo półtora.

Historia osobista: przeprowadzka do Stanów Zjednoczonych i brat Oleha

Slavik: Przeprowadziłeś się do Stanów Zjednoczonych z powodu leczenia brata. Opowiedz o tym.

Oleh: Mój brat miał guz przysadki mózgowej. Przez to bardzo szybko rósł. Został rekordzistą, trafił do Księgi Rekordów Guinnessa, występował w filmach i na Eurowizji z Latą.

Kiedy on miał cztery lata, a ja osiem, był już bardzo wysoki. Leczyli go w różnych szpitalach, ale nikt nie dawał jasnych prognoz.

W Minnesocie znajduje się Mayo Clinic, jeden z najbardziej znanych ośrodków medycznych na świecie. Przyjeżdżają tam prezydenci, sportowcy i szejkowie. Moja mama i brat przyjechali tam w 1989 roku, a rok później przeprowadziłem się także ja.

Lekarze powiedzieli, że leczenie będzie potrzebne przez całe życie, więc musieliśmy zostać.

Miałem 14 lat. Sama przeprowadzka nie była bardzo trudna, bo w tym wieku człowiek szybko się adaptuje. Ale odpowiedzialność przyszła bardzo wcześnie.

Nie przyjechaliśmy z pieniędzmi. Mama pracowała, sprzątała domy, myła naczynia. Około pół roku po przeprowadzce ja też zacząłem pracować: zmywałem naczynia w greckiej restauracji, później miałem inne prace.

To nauczyło mnie odpowiedzialności.

Jak Oleh Ladan się regeneruje

Slavik: Jak radzisz sobie ze stresem?

Oleh: Morze. Jeśli mogę, jadę z dziećmi. Były okresy, kiedy jeździłem sam, bo potrzebowałem jakoś się zregenerować.

Pracuję też z psychologami. Uważam, że to bardzo ważna część życia. Pomaga mi także w relacjach z dziećmi. Nie przynoszę stresu z pracy do domu.

Lubię podróżować. Teraz nie ma na to zbyt wiele czasu: albo praca, albo wyjazdy służbowe. Ale kiedy mam możliwość, pozwalam sobie na krótką podróż i zmianę otoczenia.

Pomaga mi też siłownia. Podnoszenie ciężarów, przełączenie uwagi. Cieszę się, że mam ten biznes i tych klientów. To też daje mi poczucie oparcia.

Co czyta i ogląda Oleh Ladan

Slavik: Co czytasz albo oglądasz?

Oleh: Nie oglądam dużo treści biznesowych. Czasem oglądam kanał Slavika. Czasem czytam coś na wakacjach.

Spodobała mi się książka o esencjalizmie. Widzę, że sam idę w tym kierunku. Jeszcze zanim zacząłem ją czytać, czułem potrzebę usuwania tego, co zbędne, i skupiania się na tym, co ważne. Książka po prostu popycha do zmian w sobie.

A czasem chcę po prostu włączyć coś w tle, żeby wyłączyć głowę. Zdarza mi się znaleźć na YouTube jakieś lekkie programy. To też jest potrzebne.

Rada dla siebie w wieku 20 lat

Slavik: Co poradziłbyś sobie w wieku 20 lat?

Oleh: Młodość powinna być młodością. Spotkania, bary, koncerty, zabawa — to normalne. Ale w pewnym momencie to powinno się skończyć. Mniej więcej do 26. roku życia trzeba zacząć kierować siebie we właściwą stronę.

I trzeba podejmować ryzyko. Jeśli idziesz tylko jedną jasną drogą i nie patrzysz nigdzie indziej, to błąd.

W SkladUSA popełniliśmy wiele błędów. Ale ostatecznie i tak dochodzisz do punktu, w którym rozumiesz, że ryzyko było tego warte. Nawet jeśli w danym momencie wydaje się, że wszystko idzie źle.

Trzeba żyć tu i teraz, rozumieć, co się robi, podejmować ryzyko i iść do przodu. Nie warto tracić czasu na rzeczy, których później będziesz żałować.

Po prostu przeżyć życie nie jest aż tak ciekawe. Trzeba coś osiągnąć dla siebie. Nie musisz być CEO dużej firmy. Ale trzeba stawiać sobie cele i iść w stronę tego, co naprawdę cię interesuje.

Nie pracuj tam, gdzie ci się nie podoba. Podejmowanie ryzyka oznacza wyjście poza to, co wygodne.